무료 Outlook.com에서 메일함이 15GB에 못 미쳤는데도 새 메일이 들어오지 않는다면 Microsoft 클라우드 저장소도 살펴야 한다. 무료 개인 계정은 사서함 15GB와 클라우드 5GB를 별도로 제공하며, 어느 한쪽을 초과해도 메일 송수신이 막힐 수 있다.
PC의 OneDrive 폴더에서 ‘공간 확보’를 누르면 컴퓨터의 디스크 공간이 비워진다. 온라인에 보관 중인 파일의 클라우드 사용량까지 줄이는 기능은 아니다. 다음 설명은 2026년 9월 17일 확인한 개인용 Microsoft 계정 기준이며 회사·학교 계정의 조직 정책에는 그대로 적용하지 않는다.
메일 8GB인데 클라우드 5.2GB면 어떻게 될까
Microsoft 저장소 할당량 안내는 클라우드 또는 사서함 한도 초과 시 Outlook.com에서 메일을 보내거나 받을 수 없다고 설명한다. OneDrive 파일뿐 아니라 Outlook.com 첨부파일도 클라우드 사용량에 들어가므로, OneDrive를 거의 쓰지 않는 사람에게도 경고가 나타날 수 있다.
예를 들어 사서함은 8GB이고 클라우드는 5.2GB인 무료 계정을 가정해 보자. 사서함에는 7GB가 남지만 클라우드는 0.2GB를 초과했다. 사서함의 남은 7GB를 클라우드의 초과분에 보탤 수는 없다. 첨부파일처럼 두 사용량 산정에 걸치는 항목도 있어 두 숫자를 단순 합산한 값은 전체 파일의 순용량이 아니다.
확인할 화면은 두 곳이다. Microsoft 계정 대시보드의 저장소 영역에서 클라우드 사용량을 보고, Outlook.com 설정에서 ‘저장소’를 검색해 사서함의 폴더별 사용량을 살핀다. 브라우저에 로그인한 계정이 경고를 받은 메일 주소와 같은지도 확인한다.
PC에서 ‘공간 확보’와 ‘삭제’를 누르면 결과가 다르다
OneDrive 요청 기반 파일 관리에서 공간 확보를 선택하면 파일을 온라인 전용으로 바꿀 수 있다. 파일 탐색기에 이름은 남지만 로컬 저장공간을 차지하지 않는다. 다시 열 때 인터넷 연결이 필요하며, 클라우드에 있는 파일은 그대로다.
반면 동기화 중인 OneDrive 폴더에서 파일을 삭제하면 온라인 파일과 다른 동기화 기기에도 삭제가 반영될 수 있다. PC가 꽉 찼다는 이유로 Delete 키부터 누르면 보관하려던 원본까지 잃을 수 있다. Microsoft의 삭제 안내도 컴퓨터에만 남길 파일은 OneDrive 폴더 밖으로 옮기는 경우와 양쪽에서 삭제하는 경우를 구분한다.
클라우드 용량을 줄이면서 파일을 보관하려면 먼저 동기화 대상이 아닌 위치나 외장 저장장치에 복사하고, 복사본이 실제로 열리는지 확인한다. ‘바탕 화면’이나 ‘문서’도 OneDrive 백업 대상일 수 있으므로 폴더 이름만 보고 온라인과 분리됐다고 판단하지 않는다. 필요한 원본을 확보한 뒤 불필요한 온라인 파일을 정리한다.
첨부파일을 OneDrive로 옮기기만 해서는 안 풀릴 수 있다
Outlook.com 저장소 도움말에는 첨부파일을 OneDrive에 저장하고 원본 메일을 지워 사서함을 비우는 방법이 나온다. 그러나 지금 가득 찬 곳이 공용 클라우드 5GB라면 같은 공간 안으로 옮기는 동작만으로 그 한도가 해결된다고 기대하기 어렵다. 어느 한도를 넘었는지에 따라 정리할 항목이 달라진다.
필요한 메일과 첨부파일은 별도로 보관하고, 지워도 되는 항목을 선택한다. 지운 편지함도 비우기 전까지 사서함 용량에 포함된다. OneDrive 휴지통까지 정리한 뒤에도 사용량 반영에 잠시 지연이 있을 수 있다. 휴지통 비우기는 복구 기회를 없애므로, 보관할 파일이 남아 있지 않은지 먼저 살핀다.
사용량이 한도 아래로 내려온 뒤에는 그동안 오지 않았던 메일을 보낸 사람에게 재전송해 달라고 요청해야 한다. 한도 초과로 거절된 메일은 발신자에게 반환되며, 저장공간을 확보했다고 뒤늦게 자동 배달되는 것으로 생각하면 안 된다.
서비스를 여러 개 쓴다면 각각 어떤 파일이 용량에 포함되는지 살펴야 한다. Google 포토의 기기 공간 확보와 Gmail 저장공간, Google One 가족의 공동 사용량도 구분해 두면 여러 서비스를 정리할 때 파일 삭제 범위를 혼동할 가능성을 줄일 수 있다.